“Relacionar-se de maneira clara e objetiva com seu público-alvo é o foco principal da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM)”, de acordo com Reinaldo Ferreira, diretor de TI da empresa.

Entre as iniciativas da ESPM para atingir esta meta está o recente investimento feito no módulo educacional da ferramenta de CRM (Customer Relationship Management) da Microsoft, batizado de SRM (Student Relationship Management). O objetivo do projeto é gerenciar o relacionamento com candidatos, alunos e ex-alunos.

Por meio desta solução será possível gerar uma base de dados única, com informações de candidatos, alunos e ex-alunos, que servirá de apoio para acompanhar e monitorar todo o processo de relacionamento, registrando um histórico e automatizando fluxos operacionais.

As informações registradas pela “central de informações” - responsável pelo relacionamento com candidatos e interessados em ingressar na ESPM - e as “secretarias de cursos” – responsáveis pelo relacionamento e gerenciamento com os alunos e ex-alunos, serão totalmente integradas pelo módulo educacional do CRM. “Com isso, pretendemos agilizar a tomada de decisão, pois ao consultar a base de dados, podemos obter informações que vão nos auxiliar em campanhas de marketing”, comenta Ferreira.

O executivo exemplifica outro benefício esperado com o projeto. “Durante um processo seletivo, o candidato entra em contato com a ESPM, por telefone, e-mail ou pelo nosso site. A partir deste momento é fundamental manter e controlar esse processo, evoluindo até o momento em que ele decide fazer a inscrição. Também será possível monitorar a pós-inscrição, para saber se o candidato pagou ou não o boleto, identificando os motivos de uma possível desistência”.

Ferreira comenta ainda a escolha da ferramenta. “O CRM da Microsoft era o mais indicado para nossas necessidades. Além de ter toda a segurança da marca Microsoft, que tem demonstrado constante interesse em investir nesta solução, ele apresenta uma interface amigável, de fácil utilização”, afirma. O sistema será utilizado por cerca de 30 usuários distribuídos nas unidades da instituição localizadas em São Paulo (SP), Rio de Janeiro (RJ) e Porto Alegre (RS).

Todo o projeto, desde a customização da solução até a implementação final está sendo desenvolvido pela Gestar Tecnologia para Educação, integradora e provedora de soluções para pequenas e médias empresas, com foco no segmento educacional. “A Gestar foi a empresa que demonstrou maior experiência no mercado educacional nesta ferramenta”.

Parceira Microsoft Gold Certified, a Gestar vem somando know-how em projetos na área educacional, há cerca de três anos. “Nossa premissa, ao desenvolver o SRM foi agregar valor ao segmento educacional, atingindo necessidades específicas deste mercado”, afirma Leandro Ruviere, gerente de negócios educacionais da Gestar Tecnologia para Educação.

A empresa foi responsável pelo desenvolvimento do módulo educacional SRM. “Este módulo inclui funcionalidades que atendem por completo aos processos específicos de uma instituição de ensino, aliado às melhores práticas de CRM”, conta Ruviere.

O Student Relationship Management é fruto de mais de 12 meses de intensa pesquisa em diversas instituições de ensino, realizada por cerca de 10 profissionais da Gestar, que dedicaram sua atenção exclusivamente para estudar os processos internos e as necessidades de negócios desta área.

De acordo com o executivo da Gestar, “O SRM gera informações fundamentais aos Diretores e Gestores, tais como: taxa de evasão; taxa de inadimplência; gerenciamento de todo o ciclo de captação de alunos nos processos seletivos; entendimento dos motivos das não matrículas dos interessados”, analisa.

A primeira etapa do projeto será finalizada em outubro deste ano - momento de início das inscrições para o vestibular. “Com o sistema em pleno funcionamento, esperamos trazer mais estudantes para a ESPM, ampliando ainda mais seu quadro de alunos, atualmente em torno de 10 mil”, finaliza Reinaldo Ferreira.

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